Wanneer kunnen bedrijven een incassobureau inschakelen?

Als uw klant uw factuur (of vordering) niet of niet op tijd betaalt, kunt u als bedrijf of ondernemer een incassobureau inschakelen. Wellicht vraagt u zich af wanneer u een incassobureau kunt inschakelen of waaraan u als schuldeiser moet voldoen alvorens een incassobureau veilig kunt inschakelen?

Aanvliegroute

Wanneer kunt u als schuldeiser een incassobureau inschakelen? Dat hangt af van de omstandigheden van het geval. Veelal worden de navolgende stappen gezet door ondernemers alvorens een incassobureau wordt ingeschakeld.

Uw klant betaalt niet conform afspraak

Voorwaarde voor inschakelen van een incassobureau is dat uw klant u niet betaalt conform afspraak. Termijnen zijn verlopen en er sprake van een opeisbare vordering. Anders gesteld; uw debiteur is in verzuim en u had reeds betaald dienen te worden. Het verzuim kan voortvloeien uit mondelinge of schriftelijke afspraak.

Betalingstermijn
JIG heeft een afzonderlijke pagina geschreven over Betaaltermijnen. Wij verwijzen u graag naar bedoelde pagina.

Schriftelijke Herinnering
In een B2B-relatie is het sturen van een herinnering niet nodig, laat staan verplicht. De wet stelt dat verzuim zonder ingebrekestelling intreedt ‘wanneer een voor de voldoening bepaalde termijn verstrijkt zonder dat de verbintenis is nagekomen, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft.’ (art. 6:83 BW aanhef en onder a).

Hoewel u vrij snel en zonder al te formaliteiten een incassobureau inschakelen adviseren wij u eerst na te gaan waarom er niet betaald wordt. Een incassobureau inschakelen zonder schriftelijk herinnering is in B2B-relaties weliswaar dus toegestaan, maar niet aan te bevelen. In de meeste gevallen wordt eerst een betalingsherinnering naar de klant gestuurd. Dat kan per post, e-mail of bijvoorbeeld via een app. Is uw klant onbereikbaar, stuur dan eerst een schriftelijk doch vriendelijke herinnering alvorens u een incassobureau inschakelt. Op deze wijze investeert u op de lange termijn in uw zakelijke relatie(s).

Richting particulieren (B2C) gelden voor bedrijven tal van wettelijke eisen. Zo dient u eerst een ingebrekestelling (kosteloze aanmaning/herinnering) te sturen alvorens incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Zonder ingebrekestelling kan uw (particuliere) klant niet in verzuim komen en kunnen incassokosten niet aan uw klant in rekening gebracht worden.

Een eerste herinnering is meestal vriendelijk van aard. U checkt of uw klant de factuur daadwerkelijk ontvangen heeft en of er een reden is dat de factuur ondanks het verstrijken van de betalingstermijn nog open staat. Soms is een simpele actie voor uw klant al voldoende om tot betaling over te gaan.

Af en toe wordt een aanvullende afspraak gemaakt, bijvoorbeeld over betaling in termijnen of het crediteren van (een deel van) de factuur.

Tweede Herinnering

Indien de eerste herinnering niet tot het gewenste resultaat heeft geleid kunt u een tweede schriftelijke herinnering naar uw klant sturen. Ook de toon van de opvolgende herinnering is over het algemeen vriendelijk en constructief van aard. De brief heeft een informerend en constaterend karakter.

In uw brief kunt u aangeven dat u open staat voor gespreide betaling, mocht er betalingsproblematiek zijn. Wanneer uw klant niet reageert op uw herinnering(en) of niet in gesprek wil gaan over de betaling is het vaak tijd om een aanmaning te sturen.

Aanmaning

Met een aanmaning neemt u een wat meer dwingende houding richting uw klant aan.De voorzichtigheid is er af en er wordt nu “stevig doorgepakt”. U wilt duidelijk maken dat er geen ruimte voor discussie is en dat er conform afspraak betaald dient te worden. U heeft immers conform afspraak gepresteerd. Uw klant is nu aan zet. Gebeurt dat niet, dan worden er kosten gerekend.

Indien u consumenten als klant hebt, is het wettelijk verplicht om een formele ingebrekestelling te sturen. Een dergelijke brief dient aan stringente voorwaarden te voldoen.

Voor zakelijke klanten hoeft geen ingebrekestelling verstuurd te worden. Een eenvoudige sommatie waarbij verwezen wordt naar de inzet van een incassobureau waardoor er extra kosten dreigen voor de klant is reeds voldoende. Leidt aanmaning niet tot betaling van uw factuur/vordering, dan kunt u een incassobureau inschakelen.

Incassobureau Inschakelen

Omdat uw eigen herinneringen en sommaties niet tot het gewenste resultaat geleid hebben, schakelt u een externe partij in om alsnog uw vordering geïncasseerd te krijgen. Dit kost u geld. In de wet is geregeld dat u deze kosten mag terugvorderen. Uw factuurbedrag wordt daarom verhoogt met toepasselijke incassokosten en rente. Uw klant wordt gesommeerd de verhoogde vordering te betalen. Voor wat betreft consumenten zijn er wettelijk vastgestelde tarieven. Dat geldt niet voor B2B-verhoudingen. Aldaar mogen afwijkende afpraken gemaakt worden.

Wordt er ook niet op basis van de aanmaning betaald, dan riskeert uw klant een dagvaardingsprocedure.

Waarom Incassobureau Inschakelen?

Vaak zijn er in afwachtingen van de betaling investeringen gedaan en komt uw cash-flow door uw wanbetalende klant onder druk te staan. Daarnaast is het inschakelen van een incassobureau soms nodig voor een juiste uitstraling van uw bedrijf. U wilt niet dat het algemeen bekend wordt dat u of uw bedrijf onbetaalde facturen niet incasseert bij wanbetaling. Dat zou een “aanzuigende werking” kunnen veroorzaken alsook een vrijbrief voor toekomstige wanbetalers kunnen zijn. Soms moet u noodzakelijkerwijs een formele houding aannemen en bijvoorbeeld JIG als uw incassobureau inschakelen.

No Cure No Pay Incasso

Waarom JIG als Incassobureau Inschakelen? Wij incasseren in de minnelijke fase op basis van No Cure No Pay. Bij onze No Cure No Pay-service dient het te gaan om binnenlandse vorderingen van € 250,- of hoger waartegen geen juridisch verweer wordt gevoerd. Raadpleeg hier onze basisregels.

Wij werken samen met deurwaarders, recherchekantoren, advocaten & juristenkantoren verspreid over heel Nederland. Hierdoor kunnen wij uw vordering in het hele land eenvoudig en snel geïncasseerd krijgen, zonder extra kosten, vertraging of risico.