Tips bij onbetaalde factuur

Tips Onbetaalde Factuur

Uw Klant Betaalt Niet?

Grote kans dat u als ZZP’er of MKB er al eens mee te maken heeft gehad. Een klant die ondanks (schriftelijke) herinnering niet betaalt.

Dit terwijl u wel conform afspraken gepresteerd hebt. Wellicht heeft u zelfs investeringen gedaan.

Onze Tips Bij Onbetaalde Factuur

Hoe zorgt u dat een niet-betaalde factuur alsnog door uw klant wordt voldaan? En, hoe realiseert u klantbehoud? Hieronder volgen enkele tips.

Schriftelijke Herinnering

Stuur uw klant een schriftelijke herinnering. Daarbij is uw toon zakelijk, doch vriendelijk.

In principe komt uw herinnering neer op de constatering dat uw factuur ondanks het verstrijken van de overeengekomen termijn nog altijd niet betaald is. Wellicht is de factuur aan de aandacht ontglipt.

Waarom zo voorzichtig? U weet niet wat de reden van de betalingsachterstand is. Ziekte of een administratieve fout kan de oorzaak zijn. U wilt niet direct een allergische reactie bij uw klant uitlokken, want dan bent u deze wellicht definitief kwijt.

Blijft betaling ondanks herinnering uit, dan kunt u opteren voor een tweede herinnering, nu iets dwingender van aard.

Benader uw klant persoonlijk

Heeft ook uw tweede herinnering niet geleid tot betaling? Dan is het tijd voor de volgende stap. Het beste is dan om even te bellen.

Een dergelijke persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een strengere vervolgbrief en dat vergroot de kans op snelle betaling.

Stuur een Ingebrekestelling

Blijft uw klant onbereikbaar of wordt er van alles beloofd maar niet betaald? Stuur een officiële ingebrekestelling.

Indien uw klant consument/particulier is dit wettelijk verplicht. Weersta de verleiding om frustratie te laten blijken. Blijf altijd beleefd. Klik hier voor onze voorbeeldbrieven.

Buitengerechtelijke Incasso

Heeft uw herinnering of ingebrekestelling niets opgeleverd? Dan wordt het tijd om een incassobureau in te schakelen.

Kies voor een incassobureau dat werkt op een basis van No Cure No Pay, maar wel heldere voorwaarden hanteert.

Wilt u uw factuur ter incasso bij Juridisch Incassokantoor Geldrop indienen?
Klik dan hier

Gerechtelijke Incasso

Indien de buitengerechtelijke incasso niets heeft opgeleverd, kan er een gerechtelijke incasso middels inzet van een deurwaarder gestart worden.

In dat geval start een dagvaardingsprocedure. Een deurwaarder stuurt uw debiteur een dagvaarding met daarin vermeld de datum waarop deze voor de rechter dient te verschijnen. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd de vordering, de onderbouwing daarvan alsook bewijsmiddelen.

Extra Maatregelen

Tip 1: Informatiepositie
Werkt U met vaste klanten? Dan is de kans groot dat u deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt uw klantenkring frequent? Doe dan wat onderzoek, bijvoorbeeld via openbare bronnen.

Accepteer niet al te snel nieuwe klanten. Ben kritisch en maak een selectie. Zijn er vooraf negatieve signalen? Weiger dan de klant op vriendelijke wijze.

Tip 2 : Controleer kredietwaardigheid
Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die veel inzicht bieden in financiële waardigheid van klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.

Tip 3 : Gebruik een offerte
Om duidelijk af te bakenen wat wel en niet is afgesproken kunt u een offerte opstellen. Dat voorkomt vervelende en onnodige gesprekken achteraf. Verwijs in de offerte ook altijd naar toepasselijke leverings- en betalingsvoorwaarden. Daarmee formuleert u de juridische spelregels.

Tip 4: Facturen in orde
Zorg dat uw facturen in orde zijn.
Zet er een factuurnummer, factuurdatum alsook betaaltermijn op.

De betaaltermijn dient overeen te komen met de afspraken (bijvoorbeeld in Algemene Voorwaarden). Specificeer de gefactureerde werkzaamheden, uurtarieven en/of gewerkte uren. Tevens dienen uw bedrijfsgegevens volledig vermeld te zijn, inclusief btw-nummer. Indien mogelijk kunt u ook een betaallink op de factuur zetten of verwijzen naar een contactpersoon. Dit alles bevordert vlotte betaling.

Tip 5: Vooraf betalen/Voorschot
Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat er geen andere afspraken gemaakt kunnen worden.

Tip 6: Hanteer betalingstermijn of betaalplan
Soms kunt U een opdracht binnenhalen door een betalingstermijn of betaalplan (aflossingen) af te stemmen die beter past bij de planning van uw klant.

Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om zelf na te gaan hoeveel vertrouwen u hebt in deze klant. Zet alle afspraken op schrift.

Tip 7: Kredietverzekering
Wilt u uw bedrijf beschermen tegen schade door onbetaalde facturen? Overweeg dan een kredietverzekering.

U bent dan verzekerd voor schade als gevolg van wanbetalingen. Op deze wijze is er voor u minder risico en meer zekerheid.

Tip 8: Opschorting
Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden of een betaling die U nog moet verrichten voor/aan deze klant? Dan heeft u wellicht een opschortingsbevoegdheid.

Een opschortingsrecht houdt in algemeen zin in dat een schuldenaar – die een opeisbare vordering heeft op zijn schuldeiser – bevoegd/gerechtigd is de nakoming van zijn eigen verbintenis op te schorten tot voldoening van zijn factuur/vordering plaatsvindt.

Om hiervoor in aanmerking te komen moet u aan een aantal stringente (wettelijke) voorwaarden voldoen.

Tip 9: Oninbare factuur, BTW-terug
Wanneer uw klant uiteindelijk niet betaalt, dan kan de onderliggende factuur/vordering als oninbaar worden gekwalificeerd. Dit betekent dat uw factuur definitief niet meer voldaan wordt.

U heeft mogelijk BTW afgedragen over de openstaande factuur.

Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

Juridisch Incassokantoor Geldrop
error: Content is protected !!