Voorbeeldbrieven Incasso


Gratis Voorbeeldbrieven

U treft op deze pagina voorbeeldbrieven aan welke u voor eigen gebruik kunt downloaden. Dit kunt u geheel gratis en zonder bijkomende verplichting doen. Bedoelde brieven kunnen u helpen bij het incasseren van uw factuur of vordering.

Er geldt een disclaimer voor wat betreft eigen gebruik van voorbeeldbrieven.

Herinnering

Het sturen van een herinnering is niet wettelijk verplicht, maar wel altijd aan te raden. Door het versturen van een schriftelijke herinnering oogt uw organisatie professioneel en betrouwbaar aangezien dit de gangbare praktijk is alsook over het algemeen gezien wordt als klantvriendelijk.

Een 1e herinnering heeft een aftastend en zeker niet al te dwingend karakter. Veelal wordt ook de passage 'wellicht is de factuur aan uw aandacht ontglipt, dan kan gebeuren, vandaar deze herinnering' gebezigd. Deze herinnering kan ook wel 'reminder' genoemd worden.

# 1ste Herinnering

Gratis Voorbeeldbrieven Incasso

Tweede Herinnering

Deze - wat meer formele - brief kunt u sturen als uw eerste herinnering niet tot betaling dan wel enige reactie heeft geleid. Ook het sturen van deze (2de) herinnering is niet wettelijk verplicht, maar ook weer aan te raden.

Door het versturen van de tweede herinnering wordt alles wat meer dwingender/dringender richting uw klant. Er wordt verwezen naar het uitblijven van de betaling ondanks verstuurde herinnering. Uw verzoek blijft vriendelijk, maar is meer dringend van aard.

Bijvoorbeeld: 'Gebleken is dat u - ondanks schriftelijke herinnering d.d. .[....] - nog altijd de openstaande factuur d.d [.....] met als kenmerk [...] niet hebt betaald. Omdat betaling tot op heden uitblijft ontvangt u deze brief. Hierbij het vriendelijke - doch dringende verzoek - om alsnog binnen [...] dagen over te gaan tot betaling van hetgeen door u verschuldigd. ' gebezigd. In de bijlage treft u nogmaals de factuur aan.'

# 2de Herinnering


Aanmaning (b2b)

Deze brief (aanmaning, sommatie) kunt u sturen als sluitstuk van uw eigen incasso-beheer. Deze brief kenmerkt zich door een formeel en zeer dringend karakter. Er gaat een mate van urgentie uit.

Tevens wordt gemeld dat er gevolgen zullen optreden bij blijvend verzuim. Dit kan bijvoorbeeld het inschakelen van een incassobureau zijn waardoor er buitengerechtelijke kosten en rente bij de bestaande vordering komen.

Deze brief kunt U enkel versturen indien uw klant een bedrijf (zakelijke klant) is en er geen sprake is van reflexwerking (gelijkstelling). Is uw klant een particulier/consument? In dat geval dient u uit te wijken naar de ingebrekestelling ex. artikel 6:96 lid 6 BW. Deze brief wordt ook wel een veertiendagenbrief genoemd. Een dergelijk schrijven is wettelijk verplicht in b2c verhouding en beschrijven wij in de volgende alinea.

# Laatste Betalingsverzoek (b2b)


Ingebrekestelling (b2c)

De formele ingebrekestelling (veertiendagenbrief) is geregeld in artikel 6:96 lid 6 BW. Deze brief dient u altijd te sturen indien uw debiteur ofwel niet-betalende klant een consument is. Er zijn geen uitzonderingen. Reden waarom het richting consumenten verplicht is omdat de wetgever uitgaan van een ongelijke relatie. Over het algemeen genieten consumenten een hogere mate van bescherming hierdoor tegen doorgaans sterkere bedrijven.

Verstuurt u als bedrijf of ondernemer geen ingebrekestelling naar uw consument? In dat geval mag u (of mogen wij namens u) geen buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente doorbelasten naar uw debiteur. Deze is nl. zonder vruchteloos te zijn aangemaand namelijk niet wettelijk in verzuim (artikel 6:82 lid 1 BW).

Eisen 14-dagenbrief (b2c)

De ingebrekestelling voor b2c-relaties (14-dagenbrief) dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Wordt hieraan geen gevolg gegeven, dan leidt een eventuele gerechtelijke procedure tot afwijzing van uw incasso-vordering. De gevolgen van het verkeerd opstellen van de ingebrekestelling kunnen derhalve groot zijn.

Eisen:

- Er dient een minimale termijn te zijn gesteld. Daartoe kunnen de onderstaande twee formuleringen worden gebezigd: - Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/ door u is ontvangen, of; - Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen. - Het exacte bedrag aan toepasselijke incassokosten dient te worden vermeld (via rekentools te berekenen) + dat er wettelijke rente geldt. Tevens dient er gemeld te worden of BTW al dan niet van toepassing is. Dat is het geval indien u geen BTW-ondernemer bent. U mag dan BTW over de incassokosten rekenen.

Voldoet uw brief wel aan bovenstaande vereisten?

Dan geldt de volgende stelplicht in een eventuele procedure bij de rechter. In de dagvaarding dient gesteld te worden wanneer de veertiendagenbrief door eisende partij is verstuurd en indien bekend wanneer deze door gedaagde is ontvangen. De brief moet worden overgelegd. Als niet aan bovenstaande vereiste is voldaan, leidt dit tot wederom tot afwijzing van de buitengerechtelijke incassokosten.

Wij raden aan tevens aan om in de brief expliciet te melden dat het om een ingebrekestelling (veertiendagenbrief ex. artikel 6:96 lid 6 BW) handelt.

Daarnaast dient u te beschreven waarop de ingebrekestelling toeziet, meestal een opeisbare vordering. Voeg dan bijvoorbeeld de bewuste factuur of facturen bij de brief waarvan de termijn is overschreden, dan wel vermeld het kenmerk en/of naar eerdere herinneringen. Tot slot raden wij altijd aan om de brief aangetekend per post te versturen.

# 14-dagenbrief (b2c)

Gratis Voorbeeldbrieven