Inhoud Aanmaning
Laat weten dat er nog niet is betaald
Verwijs naar toepasselijke factuur
Vermeld het openstaande bedrag
Benoem fatale termijn
Geef aan wat de gevolgen zijn bij niet-tijdige betaling
Aanmaning
Met een schriftelijke aanmaning (ook wel sommatie genoemd) laat u weten aan uw klant dat er sprake is van een openstaande factuur die zo snel mogelijk betaald moet worden. Het dient dan te gaan om een opeisbare factuur. Dit is normaliter een factuur die niet betaald is binnen de overeengekomen betaaltermijn. Vaak is de betaaltermijn geregeld in de algemene voorwaarden.
Indien er niets geregeld is, is het niet voldoende de betaaltermijn eenzijdig via een factuur te bepalen. Een factuurtermijn is enkel bindend indien deze vooraf overeengekomen is door betrokken partijen. Zoals opgemerkt gebeurt dat meestal in algemene voorwaarden. Is er niets overeengekomen, dan dient teruggegrepen te worden op regelgeving. Daarin zijn vaste en wettelijk bepaalde betaaltermijnen opgenomen.
Een aanmaning volgt vaak op een (of meerdere) betalingsherinnering(en), waarin de klant op een vriendelijke en informele wijze herinnerd wordt aan een onbetaald gebleven factuur. De toon van een aanmaning is formeel en dwingend. In de aanmaning wordt een laatste termijn aan de klant gegeven om de factuur of vordering te betalen. Gebeurt dat niet, dan komen er buitengerechtelijke kosten bij. Lees hieronder verder.
Wanneer aanmaning sturen?
Een aanmaning stuurt u wanneer de openstaande factuur (ondanks herinnering(en)) niet is betaald. Wij adviseren om eerst een aftastende schriftelijke herinnering te sturen. Het kan namelijk zijn dat uw klant de factuur gemist heeft of dat deze aan zijn aandacht ontschoten is. Dat kan veel oorzaken hebben. Er hoeft dus lang niet altijd sprake te zijn van onwil of betalingsonmacht.
Heeft de informele benadering via herinneren geen effect? Stuur dan een duidelijke, zakelijke aanmaning waarin u aangeeft dat als de betaling uitblijft, u de vordering ter incasso aan een incassobureau overdraagt. Geef daarbij aan dat de extra kosten voor rekening van de klant zullen komen.
Wanneer Incassobureau Inschakelen?
Bij incasso’s op consumenten (particulieren) gelden er wettelijke regels waarvan niet ten nadele van consumenten mag worden afgeweken.
Zo dient u bij particuliere klanten (consumenten) altijd een veertiendagenbrief ofwel ingebrekestelling te sturen. Doet u dat niet, dan is de hoofdregel dat uw klant niet in verzuim is en mag u geen incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen bij uw klant. Deze brief moet tevens aan specifieke eisen voldoen, anders bent u niet-ontvankelijk in uw claim.
Bij inter-zakelijke verhouding (b2b) zijn er geen wettelijke regels voor hoeveel herinneringen, aanmaningen u dient te versturen. U mag in principe bij opeisbaarheid van uw vordering of factuur direct een incassobureau inschakelen. Het is volgens ons echter altijd beter om eerst zelf contact op te nemen met uw klant voordat u de vordering of factuur aan een incassobureau overdraagt. Stuur eerst herinneringen.
B2B-relatie
Bij zakelijke klanten kunt u als bedrijf direct een aanmaning sturen of zelfs de incasso meteen ter incasso overdragen als er niet aan de afgesproken betalingstermijn is voldaan. Herinneren of aanmanen is niet vereist. Toch adviseren wij niet om direct een incassobureau in te schakelen of om direct een formele aanmaning te sturen.
Ons advies is om eerst een vriendelijke (aftastende) betalingsherinnering te sturen. Door eerst vriendelijk en informeel af te tasten via een betalingsherinnering neemt u uw klant serieus en schept u de mogelijkheid tot snel herstel. De communicatie me ruw klant blijft normaal en uw klant schrift niet van een zakelijke en onpersoonlijke benadering. U dut dus tevens aan klantbehoud.
Heeft dit geen effect?
Stuur dan een laatste aanmaning, waarin u aangeeft dat u de vordering (of factuur) ter incasso overdraagt aan een incassobureau als er alsnog niet tijdig wordt betaald. Geef hierbij ook aan dat de kosten hiervan voor rekening komen van de klant.
In de meeste gevallen betaalt een klant alsnog na het versturen van een betalingsherinnering of een aanmaning. Heeft dat niet het gewenste effect? Dan is het verstandig om een incassobureau in te schakelen en uw vordering ter incasso formeel over te dragen.
Aanmaning per e-mail rechtsgeldig?
Een aanmaning in Nederland is (in principe) vormvrij. Dat wil zeggen dat u zowel schriftelijk als mondeling uw klant kunt aanmanen. Omwille van het voorkomen van (toekomstige) bewijsproblemen adviseren wij altijd een schriftelijke aanmaning te sturen.
Mocht het toch ooit tot een gerechtelijke incasso komen, dan heeft u in ieder geval bewijs van de inspanningen die u tot dusver al heeft ondernomen om uw betaling te ontvangen.
Incassokosten (b2c)
Wanneer uw klant een consument (particulier) is, zijn er wettelijke richtlijnen voor de incassokosten. U mag pas incassokosten in rekening brengen als u eerst een ingebrekestelling ofwel veertiendagenbrief heeft verstuurd uw klant niet tijdig heeft betaald. De wet Incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel incassokosten u in rekening mag brengen.
Dit gaat volgens een staffel:
- 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
- 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
- 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
- 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
- 0,5% van de rest van de hoofdsom
U mag minimaal € 40 en mag maximaal € 6.775 aan incassokosten in rekening brengen.
Incassokosten (b2b)
Voor zakelijke debiteuren zijn er geen wettelijke eisen waar u aan moet voldoen. Indien u vooraf geen afspraken maakt over de incassokosten, gelden automatisch de wettelijke richtlijnen.
Wij adviseren om vooraf in uw algemene voorwaarden de aanmaningskosten vast te leggen. Ons advies is om hierin minimaal 15% kosten met een minimum van €250,- en 1% rente per maand op te nemen. 15% incassokosten is namelijk een zeer gebruikelijk percentage bij zakelijke vorderingen. Zorg ervoor dat dit op een juiste wijze is vermeld.
Aanmaningskosten
Aanmaningskosten zijn de (invorderings)kosten die u als bedrijf/schuldeiser maakt voordat er buitengerechtelijke kosten gerekend worden.
Let op! Deze kosten zijn niet tegelijkertijd invorderbaar (cumulatief). Incassokosten komen in plaats van aanmaningskosten.