Tips bij onbetaalde factuur

Tips bij onbetaalde Factuur

Tips bij onbetaalde factuur

Mijn factuur wordt niet betaald, wat nu?

Grote kans dat u als zzp’er of MKB er al eens mee te maken heeft gehad. Onderzoek van Stichting betalingsachterstandenregistratie toonde recentelijk aan dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten.

De gevolgen van openstaande facturen kunnen zeer ingrijpend zijn. Zo kan cashflow direct onder druk komen te staan waardoor facturen van leveranciers niet meer voldan kunnen worden. Of, er kunnen door wanbetalingen geen investeringen meer worden gedaan als gevolg van financiële krapte en onzekerheid. Hoe zorgt u dat een niet-betaalde factuur alsnog door uw klant wordt voldaan?

Ga direct tot actie over!

Stuur uw klant een schriftelijke herinnering. Daarbij is uw toon zakelijk, doch vriendelijk. In principe komt uw herinnering neer op de constatering dat uw factuur ondanks het verstrijken van de overeengekomen termijn nog altijd niet betaald is. Een voorbeeld is:

Uit onze administratie is gebleken dat u onze factuur met als kenmerk XXXXXX-XX nog altijd niet hebt voldaan, dit terwijl de betalingstermijn inmiddels verstreken is. Het kan natuurlijk gebeuren dat onze factuur aan uw aandacht is ontglipt. Daarom deze reminder. Hierbij verzoeken wij u vriendelijk het openstaande bedrag binnen XX-dagen na ontvangst van deze herinnering alsnog te betalen.

Waarom zo voorzichtig? U weet niet wat de reden van de betalingsachterstand is. Ziekte of een administratieve fout kan de oorzaak zijn. U wilt niet direct een allergische reactie bij uw klant oproepen, want dan bent u deze wellicht definitief kwijt.

Blijft betaling ondanks uw herinnering uit, dan kunt u opteren voor een tweede herinnering, maar nu iets dwingender van aard:

Gebleken is dat u onze factuur met als kenmerk XXXXXX-XX ondanks schriftelijke herinnering (d.d. …..) nog altijd niet hebt voldaan. De betalingstermijn is inmiddels ruimschoots verstreken. Hierbij verzoeken wij u vriendelijk doch dringend het openstaande bedrag binnen XX-dagen na ontvangst van deze herinnering alsnog te betalen.

Benader uw klant persoonlijk
Heeft ook uw tweede herinnering niet geleid tot betaling? Dan is het tijd voor de volgende stap. Het beste is dan om even te bellen. Een dergelijke persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een strengere vervolgbrief en dat vergroot de kans op snelle betaling.

Stuur een Ingebrekestelling
Is uw klant onbereikbaar of wordt er van alles beloofd maar niet betaald? Stuur nu een officiële ingebrekestelling. Indien uw klant consument/particulier is dit wettelijk verplicht.

Wij menen dat ook in B2B-relaties het geen overbodige luxe is om een ingebrekestelling te sturen. Weersta daarbij de verleiding om frustratie te laten blijken. Blijf altijd beleefd. Klik hier voor onze voorbeeldbrieven.

Buitengerechtelijke Incasso
Heeft uw herinnering of ingebrekestelling niets opgeleverd? Dan wordt het tijd om een incassobureau in te schakelen. Kies voor een incassobureau dat werkt op een basis van No Cure No Pay, maar wel heldere voorwaarden hanteert.

In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er geen kosten in rekening gebracht. Wilt u ons inschakelen? Klik dan hier.

Gerechtelijke Incasso
Indien de buitengerechtelijke incasso niets heeft opgeleverd, kan er een gerechtelijke incasso gestart worden. Een deurwaarder stuurt uw debiteur een dagvaarding met daarin vermeld de datum waarop deze voor de rechter dient te verschijnen. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd de vordering, de onderbouwing daarvan alsook bewijsmiddelen. Klik hier voor meer info over gerechtelijke incasso.

Tips ter voorkoming van wanbetaling

Tip 1: Informatiepositie
Werkt U met vaste klanten? Dan is de kans groot dat u deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt uw klantenkring frequent? Doe dan wat onderzoek, bijvoorbeeld via openbare bronnen. Accepteer niet al te snel nieuwe klanten. Ben kritisch en maak een selectie. Hap niet te snel toe omdat er weer een nieuw klant is. Zijn er vooraf negatieve signalen? Weiger dan de klant op vriendelijke wijze en geef daarbij een vriendelijke oorzaak (bijv. te druk).

Tip 2 : Controleer kredietwaardigheid
Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die veel inzicht bieden in financiële waardigheid van klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.

Tip 3 : Gebruik een offerte
Om duidelijk af te bakenen wat wel en niet is afgesproken. Dat voorkomt vervelende en onnodige gesprekken achteraf. Verwijs in de offerte ook altijd naar toepasselijke leverings- en betalingsvoorwaarden. Daarmee formuleert u de juridische spelregels.

Tip 4: Facturen in orde
Zorg dat uw facturen in orde zijn. Dat bevordert vlotte betaling.

Tip 5: Vooraf betalen/Voorschot
Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat er geen andere afspraken gemaakt kunnen worden.

Tip 6: Hanteer betalingstermijn of betaalplan
Soms kunt U een opdracht binnenhalen door een betalingstermijn of betaalplan (aflossingen) af te stemmen die beter past bij de planning van uw klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om zelf na te gaan hoeveel vertrouwen u hebt in deze klant. Zet alle afspraken op schrift.

Tip 7: Kredietverzekering
Wilt u uw bedrijf beschermen tegen schade door onbetaalde facturen? Overweeg dan een kredietverzekering. U bent dan verzekerd voor schade als gevolg van wanbetalingen. Op deze wijze is er voor u minder risico en meer zekerheid.

Tip 8: Opschorting van betaling of werkzaamheden
Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden of een betaling die U nog moet verrichten voor/aan deze klant? Dan heeft u wellicht een opschortingsbevoegdheid.

Een opschortingsrecht houdt in algemeen zin in dat een schuldenaar – die een opeisbare vordering heeft op zijn schuldeiser – bevoegd/gerechtigd is de nakoming van zijn eigen verbintenis op te schorten tot voldoening van zijn factuur/vordering plaatsvindt.

Om hiervoor in aanmerking te komen moet u aan een aantal stringente (wettelijke) voorwaarden voldoen.

Deze zijn: opeisbaarheid van uw eigen vordering, samenhang tussen opeisbare vordering en de op te schorten verplichting, uw opschorting moet proportioneel zijn, informeren van uw schuldeiser waarom u opschort (grondslag).

Tip 9: Oninbare factuur, BTW-terug
Wanneer uw klant uiteindelijk niet betaalt, dan kan de onderliggende factuur/vordering als oninbaar worden gekwalificeerd. Dit betekent dat uw factuur definitief niet meer voldaan wordt.

U heeft mogelijk BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

  • Heeft u een vraag of wilt u direct een vordering indienen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

    Bel 040 – 7800 963 of vul het Contactformulier in voor een Terugbelverzoek.

Algemene Voorwaarden | No Cure No Pay Voorwaarden | Betaalsituaties | Voorbeeldbrieven

Start Hier Uw IncassoNo Cure No Pay