Uw Klant Betaalt Niet?
U heeft gepresteerd maar uw klant betaalt uw factuur niet. Wat te doen in zo'n situatie?
Indien uw klant uw factuur of vordering niet betaalt en u het gevoel heeft dat u uw klant niet meer tot betaling kunt bewegen wordt het wellicht tijd om een incassobureau in te schakelen. U dient daartoe een opeisbare vordering te hebben. Een factuur is doorgaans opeisbaar indien de toepasselijke betaaltermijn is overschreden. Daarenboven geldt als uitgangspunt geldt daarbij dat uw klant in verzuim moet zijn.
Juridisch Verzuim
Een particuliere klant (consument) is pas in verzuim indien de wettelijke termijn van een ingebrekestelling (14-dagenbrief) is overschreden. Deze termijn is 14 dagen na ontvangst van de ingebrekestelling door consument, daarbij rekening houdend met vrije dagen en weekenden.
Pas na afloop van deze minimale termijn mag een schuldeiser incassokosten en rente optellen bij de openstaande hoofdsom. Meestal gebeurt dit door een professioneel incassobureau.
B2B Incasso
In zakelijke verhoudingen (b2b) treedt verzuim reeds op bij overschrijding van de geldende betalingstermijn. Over het algemeen worden wel eerst herinneringen verstuurd in het kader van klantvriendelijkheid.
Indien uw inspanningen niet leiden tot betaling, kunt u besluiten tot inschakelen van een incassobureau, advocaat dan wel deurwaarder om uw vordering alsnog juridisch af te dwingen en uw klant tot betaling te dwingen.
Let op. Ten aanzien van betaaltermijnen geldt soms een wettelijke dan wel contractuele basis. Zorg dat je de toepasselijke termijnen kent en juist toepast.
Lees daartoe het artikel over betaaltermijnen op onze blog.
Stappen bij Verzuim
1. Bel uw klant
Afhankelijk van uw relatie met de klant en in het kader van klantvriendelijkheid of klantenbinding is het soms verstandig eerst te bellen. Vraag uw klant of de dienst naar wens is geweest en of uw klant nog vragen heeft over de factuur.
Door deze persoonlijke benadering kunt u voorzichtig nagaan waarom er niet betaald is en wat er mogelijk speelt bij uw klant. U kunt ook een vriendelijke en informele brief of e-mail sturen waarin u attendeert op uw factuur en de verlopen termijn van betaling. Biedt direct een nieuwe termijn aan, zonder direct te dreigen met kosten of incasso.
2. Stuur een betalingsherinnering
De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die u verstuurt enkele dagen nadat de betalingstermijn verlopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.
3. Stuur een Ingebrekestelling
Als uw klant een consument is en uw herinneringen tot betaling niet tot betaling hebben geleid, bent u - alvorens uw klant in verzuim is - verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Wij noemen dit een ingebrekestelling ofwel 14-dagenbrief.
Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht en kunt u de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen. Is er niets door u als bedrijf geregeld, grijp dan voor wat betreft de incassokosten en verschuldigde rente terug op het wettelijke regime zoals dat bij consumenten geldt.
Een ingebrekestelling bevat het volgende:
- verwijzing naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en eerdere betalingsherinnering(en)
- een betalingstermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van uw (aangetekende) schrijven
- melding van de wettelijke incassokosten en wettelijk verschuldigde rente bij verzuim
4. Incassokosten en wettelijke rente
Wordt er niet tijdig op basis van de ingebrekestelling door uw klant betaald? Dan mag u uw openstaande factuur of vordering verhogen met incassokosten en wettelijke rente. Uw klant is namelijk juridisch in verzuim en daardoor schadeplichtig. Wanbetaling is dan een feit.
Schakel een professioneel incassobureau in om uw vordering alsnog buitengerechtelijk geïncasseerd te krijgen waarbij de kosten van invordering door uw klant worden betaald. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Wanneer Incassobureau Niet Inschakelen?
- Indien U een particuliere klant heeft en geen ingebrekestelling hebt gestuurd. Naar particulieren (consumenten) heet zo’n brief Veertiendagenbrief. Bekijk hier een voorbeeld.
- Indien u geen schriftelijke herinnering naar uw zakelijke klant hebt gestuurd. Hoewel toegestaan, achten wij het niet klantvriendelijk om zonder te herinneren direct een incassobureau in te schakelen. Informeer eerst wat er speelt en waarom er niet betaald wordt. Probeer samen een oplossing te construeren.
- Indien er geen opeisbare vordering is. Uw vordering moet juridisch afdwingbaar zijn, zonder deze voorwaarde is een incasso-traject niet toegestaan.
- Indien u reeds ter zake van dezelfde vordering een incassobureau hebt ingeschakeld en dit niet tot betaling heeft geleid. Stap direct door naar een deurwaarder.
- Er een vonnis van een rechter ligt en deze afgedwongen dient te worden. Stap direct door naar een deurwaarder.
betaaltermijnen. Zo weet u wat rechtens geldt in uw situatie.
Gerechtelijke Incasso
Is er niet binnen de gestelde termijn betaald door uw klant en heeft uw klant niet gereageerd op onze sommatie dan wel aanvullende contactpogingen? In dat geval kunt kiezen om te gaan procederen.
Wanneer u kiest voor een gerechtelijke incasso wordt de gerechtelijke incasso ingeleid met een dagvaarding. Een gerechtelijke incasso is daarmee een dagvaardingsprocedure.
Vorderingen tot € 25.000,- worden behandeld door de kantonrechter, daarboven door de rechtbank.
Incassobureau Inschakelen?
Start Online Uw Incasso
100% No Cure No Pay | Geen Verborgen Kosten | Snelle Uitbetaling | NL Dekking | Gevestigd in regio Eindhoven & Helmond | MKB en ZZP | > 12 jaar Ervaring | Duidelijke Taal | Klantvriendelijke Frontoffice | Juridische Ondersteuning | Incassokosten Berekenen | Gratis Voorbeeldbrieven