Tips Factuurbetaling

 

Artikel

Grote kans dat u als ZZP’er of MKB er al eens mee te maken heeft gehad. Een klant die niet betaalt. Dit terwijl u wel conform afspraken gepresteerd hebt. Mogelijk heeft u zelfs investeringen gedaan. Uw cash-flow komt als gevolg van uitblijven van betaling wellicht zelfs onder druk te staan. Zeker voor ZZP'ers is dit doorgaans al snel de harde realiteit. Tijd voor bezinning en actie. Hieronder staan tips om facturen sneller betaald te krijgen. Tevens wordt het reguliere invorder-proces dat u als bedrijf richting uw klant kunt toepassen toegelicht.

Incasso Stappen

Hoe zorgt u dat een niet-betaalde factuur alsnog door uw klant wordt voldaan? En, hoe realiseert u klantbehoud? Hieronder volgt het idealiter te doorlopen incasso-proces. Verderop in dit artikel worden enkele tips genoemd om sneller betaald te krijgen.

1. Herinnering

Stuur uw klant bij eerste constatering van niet-nakoming een schriftelijke herinnering. Deze herinnering dient vriendelijk en aftastend van aard te zijn. Een te formele benadering kan ergernis bij uw klant opwekken. U gaat liever terughoudend te werk om louter een reminder voor betaling uit te sturen. Het is in feite extra service richting de klant.

2. Tweede Herinnering

Blijft betaling uit en krijgt u geen reactie van uw klant? Stuur dan een tweede herinnering. Deze is doorgaans wat zakelijker (formeler) van aard aangezien het verzuim oploopt. De aandacht komt meer te liggen op alsnog betaald te krijgen. Uw eigen verplichtingen lopen immers ook gewoon door.

3. Persoonlijk Contact

Levert ook dit geen betaling of reactie op? Probeer dan op persoonlijke wijze (telefonisch) in contact te komen met uw klant om te bezien wat er speelt en hoe uw klant erin staat. Wellicht is er geen sprake van onwil maar van verzachtende omstandigheden of overmacht.

Is uw klant onbereikbaar of wordt er niet gereageerd? Dan wordt het tijd voor een formele en meer dwingende benadering van uw klant.

4. Ingebrekestelling/Sommatie

Blijft uw klant onbereikbaar dan wel telkens eigen toezeggingen niet nakomen? Stuur dan een officiële ingebrekestelling. Is uw klant consument (particulier) dan is het sturen van een ingebrekestelling (ook wel: veertiendagenbrief) wettelijk verplicht. Weersta de verleiding om frustratie te tonen en blijf beleefd.

In een B2B-verhouding (inter-zakelijk) kunt u kiezen voor een ingebrekestelling, maar dit is geenszins verplicht. U kunt in zakelijke verhoudingen direct doorschakelen naar een extern incassobureau, mits de (schriftelijke) afspraken over factuurbetaling geschonden zijn. U dient echter zelf af te wegen in hoeverre dat besluit wijs is in het kader van klantvriendelijkheid en/of klantbehoud.

5. Incasso Uitbesteden

Hebben uw herinnering(en) en/of ingebrekestelling niet geleid tot betaling door uw klant? Is er geen minnelijke oplossing geconstrueerd, bijvoorbeeld via een betalingsregeling? Lukt het niet om in contact te komen met uw klant? Schakel dan JIG als uw incassobureau in. Dat kan online en is met enkele clicks geregeld.

Tips Factuurbetaling

Daarnaast worden er tips genoemd waarmee de kans op wanbetaling te verkleind kan worden.

Tip 1: Informatiepositie

Werkt U met vaste klanten? Dan is de kans groot dat u deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt uw klantenkring frequent? Doe dan wat onderzoek, bijvoorbeeld via openbare bronnen. Accepteer niet al te snel nieuwe klanten. Ben kritisch en maak een selectie. Zijn er vooraf negatieve signalen? Weiger dan de klant op vriendelijke wijze.

Tip 2 : Controleer kredietwaardigheid

Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die veel inzicht bieden in financiële waardigheid van klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.

Tip 3 : Gebruik een offerte

Om duidelijk af te bakenen wat wel en niet is afgesproken kunt u een offerte opstellen. Dat voorkomt vervelende en onnodige gesprekken achteraf. Verwijs in de offerte ook altijd naar toepasselijke leverings- en betalingsvoorwaarden. Daarmee formuleert u de juridische spelregels.

Tip 4: Facturen in orde

Zorg dat uw facturen in orde zijn. Zet er een factuurnummer, factuurdatum alsook betaaltermijn op. De betaaltermijn dient overeen te komen met de afspraken (bijvoorbeeld in Algemene Voorwaarden). Specificeer de gefactureerde werkzaamheden, uurtarieven en/of gewerkte uren. Tevens dienen uw bedrijfsgegevens volledig vermeld te zijn, inclusief btw-nummer. Indien mogelijk kunt u ook een betaallink op de factuur zetten of verwijzen naar een contactpersoon. Dit alles bevordert vlotte betaling.

Tip 5: Vooraf betalen/Voorschot

Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat er geen andere afspraken gemaakt kunnen worden.

Tip 6: Hanteer betalingstermijn of betaalplan

Soms kunt U een opdracht binnenhalen door een betalingstermijn of betaalplan (aflossingen) af te stemmen die beter past bij de planning van uw klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om zelf na te gaan hoeveel vertrouwen u hebt in deze klant. Zet alle afspraken op schrift.

Tip 7: Kredietverzekering

Wilt u uw bedrijf beschermen tegen schade door onbetaalde facturen? Overweeg dan een kredietverzekering. U bent dan verzekerd voor schade als gevolg van wanbetalingen. Op deze wijze is er voor u minder risico en meer zekerheid.

Tip 8: Opschorting

Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden of een betaling die U nog moet verrichten voor/aan deze klant? Dan heeft u wellicht een opschortingsbevoegdheid.

Een opschortingsrecht houdt in algemeen zin in dat een schuldenaar – die een opeisbare vordering heeft op zijn schuldeiser – bevoegd/gerechtigd is de nakoming van zijn eigen verbintenis op te schorten tot voldoening van zijn factuur/vordering plaatsvindt. Om hiervoor in aanmerking te komen moet u aan een aantal stringente (wettelijke) voorwaarden voldoen.

Tip 9: Oninbare Vordering

Wanneer uw klant uiteindelijk niet betaalt, dan kan de onderliggende factuur/vordering als oninbaar worden gekwalificeerd. Dit betekent dat uw factuur definitief niet meer voldaan wordt. U heeft mogelijk BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

Tip 10: Voorbeeldbrieven

Maak als bedrijf of ondernemer gebruik van de gratis voorbeeldbrieven van JIG. Deze zijn gratis en zonder enige verplichting te downloaden.

 
 

100% No Cure No Pay | MKB en ZZP | > 12 jaar Ervaring | Duidelijke Taal | Juridische Ondersteuning | Incassokosten Berekenen | Gratis Voorbeeldbrieven