Onbetaalde Factuur


Klant Betaalt Niet?

Grote kans dat u als ZZP’er of MKB er al eens mee te maken heeft gehad. Een klant die ondanks (schriftelijke) herinnering niet betaalt. Dit terwijl u wel conform afspraken gepresteerd hebt. Wellicht heeft u zelfs investeringen gedaan.

Hoe zorgt u dat een niet-betaalde factuur alsnog door uw klant wordt voldaan? En, hoe realiseert u klantbehoud? Hieronder volgt het idealiter te doorlopen incasso-proces alsook worden er (9) tips genoemd waarmee de kans op wanbetaling te verkleind kan worden.

Herinnering(en)

Stuur uw klant een schriftelijke herinnering. Deze eerste herinnering dient vriendelijk en aftastend van aard te zijn. Een te formele benadering kan ergernis bij uw klant opwekken. U gaat liever terughoudend te werk zonder direct te achterhalen waarom er niet (tijdig) betaald wordt.

In principe komt uw herinnering neer op de simpele constatering dat uw factuur ondanks verstrijken van de afgesproken termijn (factuurtermijn) nog niet betaald is. Mogelijk dat betaling daarvan aan de aandacht van uw klant is ontglipt of dat er omstandigheden zijn die zorgen voor te late betaling. Denk bijvoorbeeld aan ziekte of een administrative fout. U wilt niet direct een allergische reactie veroorzaken bij uw klant, want dan bent u mogelijk uw klant definitief kwijt en vaak een negatieve recensie rijker. En dat ondanks het gegeven dat uzelf conform afspraak hebt gehandeld en gepresteerd. De eerste herinnering heeft meer weg van een vriendelijke reminder. Een stukje extra service vanuit uw bedrijf.

Blijft betaling uit en krijgt u geen reactie van uw klant? Stuur dan een tweede herinnering. Deze mag wat formeler van aard zijn aangezien het verzuim oploopt. De aandacht komt nu wat meer te liggen op alsnog betaald te krijgen. Uw eigen verplichtingen lopen immers ook gewoon door. Wellicht heeft u geld nodig voor investeringen of komt uw eigen cashflow onder druk te staan door de wanbetaling.

Wij hebben voorbeelden opgesteld die u gratis kunt downloaden voor eigen gebruik.

Levert ook dit geen betaling of reactie op? Probeer dan eenmaal op persoonlijke wijze in contact te komen met uw klant om te bezien wat er speelt en hoe uw klant erin staat. Is uw klant onbereikbaar of wordt er niet gereageerd? Dan wordt het tijd voor een wat hardere opstelling.


Incassobureau Helmond Inschakelen

Ingebrekestelling

Blijft uw klant onbereikbaar dan wel telkens eigen toezeggingen niet nakomen? Stuur dan een officiële ingebrekestelling. Is uw klant particulier ofwel consument dan is het sturen van een ingebrekestelling wettelijk verplicht. Weersta de verleiding om frustratie te tonen en blijf beleefd. In een B2B verhouding (inter-zakelijk) kunt u kiezen voor een ingebrekestelling, maar dit is niet wettelijk verplicht.

Formele Incasso

Heeft uw herinnering of ingebrekestelling niet geleid tot betaling door uw klant? Is er geen minnelijke oplossing geconstrueerd, bijvoorbeeld via een betalingsregeling? Schakel dan JIG als uw incassobureau in. Inschakelen kan online en is met enkele clicks geregeld.

Door het inschakelen van een incassobureau krijgt u sneller betaald en laat u uw klant opdraaien voor kosten van inschakelen en herhaald verzuim. Indien ook na inschakeling van een incassobureau betaling uitblijft, kunt u als sluitstuk kiezen voor gerechtelijke incasso (procederen) en mogelijk ook executie (beslaglegging etc).

Maak daartoe een deugdelijke kosten-baten analyse en schat goed vooraf in hoe ver u bereid bent te gaan en wat een dagvaardingsprocedure u bij negatieve uitkomst mag kosten.

JIG helpt u graag bij het maken van de juiste en meest verantwoorde keuze.

Onze Tips

Tip 1: Informatiepositie

Werkt U met vaste klanten? Dan is de kans groot dat u deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt uw klantenkring frequent? Doe dan wat onderzoek, bijvoorbeeld via openbare bronnen. Accepteer niet al te snel nieuwe klanten. Ben kritisch en maak een selectie. Zijn er vooraf negatieve signalen? Weiger dan de klant op vriendelijke wijze.

Tip 2 : Controleer kredietwaardigheid

Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die veel inzicht bieden in financiële waardigheid van klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.

Tip 3 : Gebruik een offerte

Om duidelijk af te bakenen wat wel en niet is afgesproken kunt u een offerte opstellen. Dat voorkomt vervelende en onnodige gesprekken achteraf. Verwijs in de offerte ook altijd naar toepasselijke leverings- en betalingsvoorwaarden. Daarmee formuleert u de juridische spelregels.

Tip 4: Facturen in orde

Zorg dat uw facturen in orde zijn. Zet er een factuurnummer, factuurdatum alsook betaaltermijn op. De betaaltermijn dient overeen te komen met de afspraken (bijvoorbeeld in Algemene Voorwaarden). Specificeer de gefactureerde werkzaamheden, uurtarieven en/of gewerkte uren. Tevens dienen uw bedrijfsgegevens volledig vermeld te zijn, inclusief btw-nummer. Indien mogelijk kunt u ook een betaallink op de factuur zetten of verwijzen naar een contactpersoon. Dit alles bevordert vlotte betaling.

Tip 5: Vooraf betalen/Voorschot

Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat er geen andere afspraken gemaakt kunnen worden.

Tip 6: Hanteer betalingstermijn of betaalplan

Soms kunt U een opdracht binnenhalen door een betalingstermijn of betaalplan (aflossingen) af te stemmen die beter past bij de planning van uw klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om zelf na te gaan hoeveel vertrouwen u hebt in deze klant. Zet alle afspraken op schrift.

Tip 7: Kredietverzekering

Wilt u uw bedrijf beschermen tegen schade door onbetaalde facturen? Overweeg dan een kredietverzekering. U bent dan verzekerd voor schade als gevolg van wanbetalingen. Op deze wijze is er voor u minder risico en meer zekerheid.

Tip 8: Opschorting

Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden of een betaling die U nog moet verrichten voor/aan deze klant? Dan heeft u wellicht een opschortingsbevoegdheid.

Een opschortingsrecht houdt in algemeen zin in dat een schuldenaar – die een opeisbare vordering heeft op zijn schuldeiser – bevoegd/gerechtigd is de nakoming van zijn eigen verbintenis op te schorten tot voldoening van zijn factuur/vordering plaatsvindt. Om hiervoor in aanmerking te komen moet u aan een aantal stringente (wettelijke) voorwaarden voldoen.

Tip 9: Oninbare Vordering

Wanneer uw klant uiteindelijk niet betaalt, dan kan de onderliggende factuur/vordering als oninbaar worden gekwalificeerd. Dit betekent dat uw factuur definitief niet meer voldaan wordt. U heeft mogelijk BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

Laat Onbetaalde Facturen Niet Onbeantwoord