Hoe werkt een Incassobureau?

 

Artikel

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een bedrijf dat zich bezighoudt met het innen van geldelijke vorderingen. In de meeste gevallen zal het gaan om een factuur die te laat betaald is. Muur het kan bijvoorbeeld ook gaan om een contractuele verplichting, zoals de maandelijkse huur. De afgesproken betalingstermijn is verstreken en schriftelijke herinneringen hebben niet geleid tot betaling.

Soms wordt een bedrijf 'koudgezet' door een klant. Er wordt niet meer gereageerd op schriftelijke herinneringen dan wel nabellen of appen. De deur wordt als het dichtgegooid. Een tweepartijen-oplossing lijkt niet meer haalbaar. In dat geval wordt meestentijds een extern incassobureau ingeschakeld. Maar het kan ook gaan om een geschil, bijvoorbeeld omdat uw klant meent dat bepaalde prestaties niet geleverd zijn.

In dit artikel wordt duidelijk gemaakt hoe een incassobureau werkt en wat men kan verwachten indien men als consument dan wel bedrijf te maken krijgt met een incassobureau. Wat gebeurt er als er ondanks het inschakelen van een incassobureau niet betaald wordt? Wat zijn de rechtsgevolgen? Lees verder om meer te weten te komen over hoe een incassobureau werkt.

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau is zoals eerder gemeld een bedrijf dat zich (uitsluitend) bezighoudt met het innen van geld van consumenten of bedrijven die hun financiële verplichtingen niet nakomen dan wel facturen niet (tijdig) betaald hebben. Incassobureaus worden vaak ingeschakeld als een laatste red- dan wel pressiemiddel, wanneer het een contractpartij niet zelf lukt om het geld te innen. Om het mom van 'vreemde ogen dwingen' kan een professioneel incassobureau soelaas bieden.

Een incassobureau verhoogd uw vordering richting uw klant met incassokosten en rente.

Activiteiten incassobureau

Een incassobureau is voornamelijk in de minnelijke ofwel buitengerechtelijke fase actief. Met het inschakelen van een deurwaarder of (proces)advocaat wordt vaak een dagvaardingsprocedure gestart, zeg meer het gerechtelijke traject.

Het werk van een incassobureau begint meestal met het ontvangen van een (incasso)opdracht van een klant. Dat is meestal een bedrijf dat een product aan een klant heeft verkocht dan wel een dienst of andersoortige prestatie heeft verricht waarvoor (ondanks schriftelijke herinnering) niet geen betaling ontvangen is. Maar ook particulieren kunnen incassobureaus inschakelen, bijvoorbeeld bij niet-nakoming van leen- of huurovereenkomst.

De opdrachtgever geeft het incassobureau alle relevante informatie over de debitrice of debiteur, zoals (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, mailadres, betaalgegevens, openstaande facturen en eventueel andere gegevens. Het ingeschakelde incassobureau kan nu overgaan tot juridische check en eventueel opvolgend de start van een formeel incasso-traject.

Activiteiten Deurwaarder

Zoals hiervoor opgemerkt is een deurwaarder een autoriteit met andere kernactiviteiten. Zo houdt een deurwaarder zo bezig met het dagvaarden van bedrijven of mensen, beslaglegging en executie (na vonnis rechter). Een deurwaarder kost altijd geld aangezien een gerechtelijk traject gestart wordt (griffiekosten) en er wettelijke tarieven (ambtelijke tarieven) gaan gelden. Een incassobureau kan op basis van No Cure No Pay werken aangezien hier geen wettelijke tarieven gelden.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

De meeste bedrijven of ondernemers zullen ervoor kiezen een incassobureau in te schakelen als het ze zelf niet gelukt is om de openstaande facturen of vorderingen te innen. De klant geeft aan dat er ontevredenheid is over de geleverde prestaties, maar werkt vervolgens niet mee aan een oplossing. Of de klant reageert helemaal niet (meer) dal wel geeft aan dat er op termijn betaald zal worden omdat er betalingsproblemen zijn. In als deze gevallen zal het inschakelen van een incassobureau een laatste en noodzakelijke optie zijn.

Opeisbaarheid Vordering

Minimale voorwaarde voor het inschakelen van een incassobureau is dat er sprake is van een opeisbare vordering. Dit kan het geval zijn bij te late betaling van een factuur dan wel niet-nakomen van een contractuele verplichting. In het geval van factuurbetaling dient voorafgaand aan de overeenkomst een termijn te zijn afgesproken. Is er niets tussen partijen afgesproken, dan gelden de wettelijke termijnen. Men kan dan niet terugvallen op afwijkende (lees: kortere) termijnen. Vaak wordt geweerd dat een termijn vermeld is op een factuur, echter deze is enkel bindend indien deze termijn van te voren is overeengekomen.

Verzuim Klant

Daarenboven geldt als uitgangspunt geldt daarbij dat uw klant in verzuim moet zijn. In b2b-situaties (bedrijf-bedrijf) treedt verzuim van rechtswege in bij te late factuurbetaling, mits daar dus afspraken over gemaakt zijn of wettelijke termijnen gelden. In het geval uw klant een consument is (b2c), is eerst een ingebrekestelling (14-dagenbrief) vereist om uw klant wettelijk in verzuim te laten geraken. Geen (juiste) ingebrekestelling = geen ontvankelijkheid.