Aangetekend Mailen

Aangetekend Mailen

Aangetekend Mailen

Elektronische post met zekerheid

Juridisch Incassokantoor Geldrop stuurt steeds minder aangetekende brieven. Indien mogelijk sturen wij debiteuren een aangetekende e-mail. Dat doen we in samenwerking met het bedrijf Aangetekend Mailen. Deze manier van mailen bestaat al een aantal jaar, maar nog niet veel mensen kennen het. Waarom gebruikt ons incassokantoor dit en hoe werkt het?

Waarom maken wij gebruik van de dienst Aangetekend Mailen?

De wereld om ons heen digitaliseert. Om bij de tijd te blijven moeten wij als organisatie meebewegen. Met Aangetekend Mailen worden onze incassobrieven digitaal, efficient, veilig (conform AVG) en rechtsgeldig elektronisch naar debiteuren verstuurd. Bovendien wordt door veel mensen een digitale incassobrief als veel minder ingrijpend ervaren dan een postbezorger aan de deur. Wij opteren – waar mogelijk – altijd voor de minst ingrijpende route.

Juridisch Incassokantoor Geldrop vindt het belangrijk dat geadresseerden onze incassobrieven tijdig ontvangen en rustig kunnen lezen. Aangetekend Mailen biedt veel voordeel ten opzichte van aangetekende post:

– mail is veiliger
– mail is voordeliger
– mail is beter voor het milieu
– men hoeft niet thuis te zijn voor de postbode​
– mail is minder ingrijpend of confronterend en waarborgt uw privacy als ontvanger

Hoe werkt het?

Je ontvangt een e-mail van Aangetekend Mailen met de melding ‘info@incassokantoorgeldrop.nl stuurt u een aangetekend e-mailbericht.’ Als je op de knop ‘Vraag Aangetekende Mail op’ klikt, krijg je de originele e-mail met bijlage van Juridisch Incassokantoor Geldrop binnen. Dit bericht is veilig en kun je met een gerust hart openen.
Wil je controleren of dit het originele bericht is dat ook echt van Juridisch Incassokantoor Geldrop afkomstig is? Dat kan eenvoudig met de ‘digitale vingerafdruk’. Dit is een code die in die e-mail staat. Klik hier om de code te controleren.

Schriftelijkheidsvereiste

Aangetekend Mailen is een dienst voor elektronische aangetekende bezorging en voldoet aan de zogenaamde schriftelijkheidsvereiste. Deze vereiste uit het Burgerlijk Wetboek Boek 6, art 227a bestaat uit verschillende elementen en kan kort worden omschreven als:

1. Inhoud raadpleegbaar door partijen
2. Authenticiteit van de inhoud gewaarborgd
3. Moment van totstandkoming vastgesteld
4. Identiteit van partijen voldoende vastgesteld

Aangetekend Mailen voldoet op alle onderdelen.

Met behulp van Aangetekend Mailen kan bewijs worden geleverd dat een e-mail met een vast te stellen inhoud op een door een onafhankelijke derde vastgesteld moment is verzonden door een geverifieerde verzender en vervolgens is opgehaald door de ontvanger. Aangetekend Mailen levert onder de besproken omstandigheden voldoende bewijs om te voldoen aan de bewijsopdracht die op een verzender van een e-mail zal rusten in geval van betwisting door een wederpartij” (audit ICT Recht).

Standpunt Rechtspraak

De bewijslast op de verzender ligt hoog en aangetekend versturen is niet zonder risico’s voor de verzender. Volgens vaste rechtspraak blijkt dat als de verzender niet voldoende aannemelijk kan maken dat zijn aangetekende brief daadwerkelijk is aangekomen bij de geadresseerde – door middel van stickers, een afhaalbericht of digitale ontvangstbevestiging – een rechter zal oordelen dat de brief niet aangekomen is. Dat een brief aangetekend is verstuurd en niet teruggekomen is, geldt als onvoldoende bewijs.

Op 26 juli 2017 heeft de rechtbank van Noord Holland een uitspraak gedaan waarin Aangetekend Mailen wordt meegenomen in de rechtelijke beoordeling. Deze uitspraak laat zien dat de bewijsbare aflevering van de aankondiging van een schrijven via dienstverlener Aangetekend Mailen reeds voldoet aan de juridische eisen. Het niet-ophalen van de (juridische) brief van verzender komt voor rekening en risico van de ontvanger. Het argument dat de brief niet opgemerkt is omdat deze in het ongewenste postvak terecht is gekomen, houdt in juridische zin dus geen stand.

Met de ontvangst van de aankondiging door de mailserver kan worden gezegd dat de e-mail het digitale postvak heeft bereikt’ De belangrijkste overweging van de rechtbank van Noord Holland is hieronder weergegeven:

4.6. Met de ontvangst van deze aankondiging door de mailserver van kan worden gezegd dat de email het digitale postvak heeft bereikt. De vergelijking kan worden gemaakt met de gang van zaken bij de gewone postbezorging. Als een aangetekende brief geweigerd wordt of bij geen gehoor na achterlating van een afhaalbewijs niet wordt afgehaald bij het postkantoor geldt deze in beginsel toch als ontvangen. Eventuele gevolgen van dit weigeren of niet ophalen komen voor rekening en risico van de ontvanger. In het onderhavige geval komt de omstandigheid dat [eisers] de e-mail blijkbaar niet hebben opgehaald ook voor hun rekening en risico.

Deze zienswijze wordt nog maar een bevestigd in een beslissing van Het Hof van Discipline (tuchtrecht). daarbij handelde het zich om het volgende.

Op 7 januari kreeg X een Aangetekende Mail met als onderwerp: ‘de raad van discipline Arnhem-Leeuwarden’ stuurt u een aangetekend stuk’.
Op 9 januari klikte X op de knop ‘vraag Aangetekende Mail op’. Daarop verscheen de originele e-mail van de raad in zijn inbox en daarmee de uitspraak in zijn tuchtzaak en kon hij lezen dat hij door de raad van discipline was geschrapt.

Op 8 februari diende X per e-mail een beroepschrift in tegen de beslissing. De geldende beroepstermijn is dertig dagen, dus dat zou gerekend vanaf 9 januari nog net op tijd zijn.

Maar volgens de deken (klager) moest niet 9 januari, maar 7 januari gelden als datum van ontvangst. In dat geval zou X te laat zijn met het instellen van zijn beroep.

Het Hof van Discipline deed navraag bij de raad van discipline en bij dienstverlener Aangetekend Mailen. Ze kregen een ‘Statusoverzicht’ waarop precies te zien was wanneer de berichten waren verzonden en afgeleverd, en op welke dag en tijdstip X de aangetekende mail uiteindelijk had opgevraagd.

Ook ontvingen ze een verwijzing naar een uitspraak van Rechtbank Noord-Holland uit 2017 over de inzet van Aangetekend Mailen. Zoals eerder betoogd kan volgens die uitspraak ‘met de ontvangst van de aankondiging door de mailserver worden gezegd dat de e-mail het digitale postvak van (eisers) heeft bereikt.’

In navolging daarvan oordeelt het Hof van Discipline dat X op 7 januari reeds wist, althans redelijkerwijs kon weten dat de beslissing van de raad aan hem was gezonden. Gerekend vanaf die datum betekende dit dat X tot en met 6 februari beroep kon instellen. vanaf 7 januari was dus te laat met zijn appel, het Hof verklaarde zijn beroep niet-ontvankelijk.